1. Objeto y marco legal
La presente política tiene por objeto establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por Help & Solutions S.A.S. (en adelante, “la Compañía”), en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
2. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen étnico, orientación política o religiosa, datos biométricos, entre otros).
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
3. Principios rectores
El tratamiento de datos personales por parte de la Compañía se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
4. Datos personales que recolectamos y canales de recolección
En cumplimiento del principio de finalidad, la Compañía recolecta únicamente los datos necesarios para las finalidades descritas en el numeral 5. Según el tipo de titular, tales datos pueden comprender:
- Datos de identificación y contacto: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, cargo, empresa o entidad a la que representa, dirección, teléfono, correo electrónico y número de WhatsApp.
- Datos comerciales y contractuales: información sobre servicios de interés, cotizaciones, contratos, facturación, medios de pago y estado de cartera.
- Datos contables, tributarios y financieros: información societaria, tributaria y financiera suministrada por el cliente para la ejecución del encargo profesional, incluida aquella que pueda contener datos de terceros vinculados a él.
- Datos laborales y de selección: hoja de vida, formación académica, experiencia, referencias, información de nómina, seguridad social y desempeño, en el caso de empleados y candidatos.
- Datos técnicos de navegación: los que el usuario transmite de forma automática al visitar el Sitio, tal como se describe en el numeral 13.
Los datos se recolectan a través de los canales de contacto publicados en el Sitio (correo electrónico y WhatsApp), de comunicaciones directas con nuestros asesores, de la ejecución de los contratos de prestación de servicios y de los procesos de selección de personal. El suministro de datos es voluntario; sin embargo, la ausencia de determinada información puede impedir la atención de la solicitud o la prestación del servicio.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales de clientes, proveedores, empleados, candidatos y usuarios serán tratados para las siguientes finalidades:
- Prestar los servicios contables, tributarios, financieros, de gestión empresarial, de recursos humanos, de BPO&O y de consultoría tecnológica contratados.
- Gestionar la relación comercial, contractual o laboral con el titular.
- Atender consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
- Enviar información sobre servicios, novedades normativas y comunicaciones comerciales, cuando el titular lo haya autorizado.
- Realizar procesos de selección, contratación y administración de personal.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Realizar encuestas de satisfacción y estudios internos de mejora del servicio.
6. Autorización del titular y aviso de privacidad
Conforme a los artículos 9 de la Ley 1581 de 2012 y 7 del Decreto 1377 de 2013, la Compañía solicita la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales. La autorización puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento, como el envío voluntario de una solicitud de información o de una hoja de vida a través de los canales publicados en el Sitio.
La Compañía conserva prueba de las autorizaciones otorgadas y pone a disposición de los titulares, en esta misma página, el aviso de privacidad con la identificación del responsable, las finalidades del tratamiento, los derechos que le asisten y el canal para ejercerlos. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales, los datos de naturaleza pública y los casos de urgencia médica o sanitaria.
El titular puede revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, siguiendo el procedimiento del numeral 9, salvo cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
7. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad
La Compañía solo tratará datos sensibles cuando el titular otorgue autorización explícita y previa, salvo los casos en que la ley no la exija. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando responda a su interés superior y se asegure el respeto de sus derechos prevalentes.
8. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
9. Procedimiento de consultas y reclamos
El titular, sus causahabientes o representantes podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita dirigida al correo correspondencia@help-and-solutions.com, indicando: nombre completo, número de identificación, datos de contacto, descripción de la consulta o reclamo y, si aplica, los documentos que soporten la solicitud.
Consultas
Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 14, Ley 1581 de 2012).
Reclamos
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de atención, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 15, Ley 1581 de 2012).
10. Medidas de seguridad
La Compañía adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, conforme al principio de seguridad de la Ley 1581 de 2012.
11. Encargados y terceros proveedores
Para la operación del Sitio y la prestación de sus servicios, la Compañía puede apoyarse en terceros que actúan como encargados del tratamiento, entre ellos proveedores de alojamiento web, correo electrónico corporativo, mensajería instantánea, servicios de infraestructura en la nube y herramientas de gestión documental. Estos terceros tratan los datos únicamente conforme a las instrucciones de la Compañía y a las finalidades autorizadas, y están obligados contractual o legalmente a cumplir los deberes de los encargados previstos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, en especial los de seguridad y confidencialidad.
12. Transferencia y transmisión de datos
En desarrollo de sus servicios de BPO&O a nivel nacional e internacional, la Compañía podrá transferir o transmitir datos personales a terceros países, garantizando en todo caso los niveles adecuados de protección exigidos por la normatividad colombiana y, cuando corresponda, la suscripción de contratos de transmisión de datos.
13. Cookies y tecnologías de almacenamiento local
El Sitio no utiliza cookies publicitarias, de perfilamiento ni de analítica de terceros. Con el fin de informar de manera transparente al usuario, se precisa lo siguiente:
- Almacenamiento local técnico: el Sitio guarda en el navegador del usuario una preferencia de idioma (clave
hs-lang) mediante la tecnología localStorage. Se trata de un dato técnico estrictamente necesario para el funcionamiento del Sitio, que permanece en el dispositivo del usuario, no se transmite a la Compañía y no permite identificarlo. - Registros del servidor: el proveedor de alojamiento puede registrar de forma automática datos técnicos de la conexión, como la dirección IP, el tipo de navegador y la fecha y hora del acceso, con fines de seguridad, prevención de abusos y estadística agregada.
- Fuentes tipográficas externas: el Sitio carga fuentes desde los servidores de Google Fonts, lo que implica que dicho proveedor puede recibir la dirección IP del visitante para entregar el recurso solicitado.
- Enlaces a WhatsApp: al utilizar el botón de contacto por WhatsApp, el usuario abandona el Sitio y su información pasa a regirse por las condiciones y políticas de privacidad de esa plataforma.
El usuario puede en cualquier momento eliminar el almacenamiento local y las cookies desde la configuración de su navegador, o bloquearlos de forma preventiva; en tal caso, la preferencia de idioma no se conservará entre visitas, sin que ello afecte el acceso a los contenidos del Sitio.
14. Autoridad de protección de datos
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad encargada de la vigilancia y control del tratamiento de datos personales en Colombia. El titular podrá presentar quejas ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía. Más información en www.sic.gov.co.
15. Vigencia
La presente política rige a partir de su publicación en el sitio web https://help-and-solutions.com. Las bases de datos se conservarán mientras subsista la finalidad de su tratamiento y/o las obligaciones legales o contractuales que lo exijan. Cualquier modificación sustancial será comunicada oportunamente a los titulares a través de este sitio web.
Fecha de última actualización: septiembre de 2026.
1. Purpose and legal framework
This policy establishes the criteria for the collection, storage, use, circulation and deletion of personal data processed by Help & Solutions S.A.S. (hereinafter, “the Company”), in compliance with Article 15 of the Political Constitution of Colombia, Statutory Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013 (compiled in Sole Regulatory Decree 1074 of 2015) and any regulations that modify, add to or complement them.
2. Definitions
- Data subject: the natural person whose personal data is processed.
- Personal data: any information linked or that can be associated with one or more identified or identifiable natural persons.
- Sensitive data: data affecting the data subject's privacy or whose misuse may lead to discrimination (health, ethnic origin, political or religious orientation, biometric data, among others).
- Processing: any operation on personal data, such as collection, storage, use, circulation or deletion.
- Data controller: the party who decides on the database and/or the processing of the data.
- Data processor: the party who processes personal data on behalf of the controller.
- Authorization: prior, express and informed consent of the data subject to carry out the processing.
3. Guiding principles
The processing of personal data by the Company is governed by the principles of legality, purpose, freedom, truthfulness or quality, transparency, restricted access and circulation, security and confidentiality, pursuant to Article 4 of Law 1581 of 2012.
4. Personal data we collect and collection channels
In compliance with the purpose principle, the Company collects only the data necessary for the purposes described in section 5. Depending on the type of data subject, such data may include:
- Identification and contact data: full name, type and number of identity document, job title, company or entity represented, address, telephone, email and WhatsApp number.
- Commercial and contractual data: information on services of interest, quotations, contracts, invoicing, payment methods and account status.
- Accounting, tax and financial data: corporate, tax and financial information supplied by the client for the performance of the professional engagement, including information that may contain data of third parties related to the client.
- Employment and recruitment data: résumé, academic background, experience, references, payroll, social security and performance information, in the case of employees and candidates.
- Technical browsing data: data automatically transmitted by the user when visiting the Site, as described in section 13.
Data is collected through the contact channels published on the Site (email and WhatsApp), direct communications with our advisors, performance of service contracts and recruitment processes. Providing data is voluntary; however, the absence of certain information may prevent us from handling a request or providing a service.
5. Purposes of processing
Personal data of clients, suppliers, employees, candidates and users will be processed for the following purposes:
- To provide the contracted accounting, tax, financial, business management, human resources, BPO&O and technology consulting services.
- To manage the commercial, contractual or employment relationship with the data subject.
- To handle inquiries, requests, petitions, complaints and claims.
- To send information about services, regulatory updates and commercial communications, where authorized by the data subject.
- To carry out recruitment, hiring and personnel administration processes.
- To comply with legal, accounting, tax and regulatory obligations, and to respond to requests from competent authorities.
- To conduct satisfaction surveys and internal service improvement studies.
6. Authorization of the data subject and privacy notice
Pursuant to Article 9 of Law 1581 of 2012 and Article 7 of Decree 1377 of 2013, the Company requests the prior, express and informed authorization of the data subject to process their personal data. Authorization may be given in writing, orally, or through unequivocal conduct of the data subject reasonably allowing the conclusion that consent was granted such as voluntarily submitting an information request or a résumé through the channels published on the Site.
The Company keeps evidence of the authorizations granted and makes available to data subjects, on this same page, the privacy notice identifying the controller, the purposes of processing, the rights of the data subject and the channel to exercise them. Authorization is not required in the cases set out in Article 10 of Law 1581 of 2012, including information required by a public entity in the exercise of its legal functions, data of a public nature, and cases of medical or health emergency.
Data subjects may revoke their authorization or request deletion of their data at any time, following the procedure in section 9, except where a legal or contractual duty requires the data to be retained.
7. Processing of sensitive data and data of minors
The Company will only process sensitive data with the explicit and prior authorization of the data subject, except where such authorization is not required by law. The data subject is not obliged to authorize the processing of sensitive data. Data of children and adolescents will only be processed when it serves their best interest and ensures respect for their prevailing rights.
8. Rights of data subjects
Pursuant to Article 8 of Law 1581 of 2012, data subjects have the right to:
- Know, update and rectify their personal data.
- Request proof of the authorization granted, except for legal exceptions.
- Be informed about the use given to their personal data.
- File complaints with the Superintendence of Industry and Commerce (SIC) for violations of the law.
- Revoke the authorization and/or request the deletion of their data, where no legal or contractual duty prevents it.
- Access their processed personal data free of charge.
9. Inquiries and claims procedure
Data subjects, their successors or representatives may exercise their rights by written request addressed to correspondencia@help-and-solutions.com, indicating: full name, identification number, contact details, description of the inquiry or claim and, if applicable, supporting documents.
Inquiries
Inquiries will be answered within a maximum of ten (10) business days from the date of receipt. When it is not possible to respond within this term, the interested party will be informed of the reasons for the delay and the date on which the inquiry will be addressed, which may not exceed five (5) business days after the expiration of the first term (Article 14, Law 1581 of 2012).
Claims
If a claim is incomplete, the interested party will be required within five (5) days to correct the deficiencies. The maximum term to address the claim is fifteen (15) business days from the day following the date of receipt. When it is not possible to address it within this term, the interested party will be informed of the reasons for the delay and the date of response, which may not exceed eight (8) business days after the expiration of the first term (Article 15, Law 1581 of 2012).
10. Security measures
The Company adopts reasonable technical, human and administrative measures to protect personal data and prevent its alteration, loss, unauthorized or fraudulent consultation, use or access, in accordance with the security principle of Law 1581 of 2012.
11. Data processors and third-party providers
To operate the Site and provide its services, the Company may rely on third parties acting as data processors, including web hosting providers, corporate email, instant messaging, cloud infrastructure services and document management tools. These third parties process data solely in accordance with the Company's instructions and the authorized purposes, and are contractually or legally bound to comply with the duties of processors set out in Article 18 of Law 1581 of 2012, in particular those of security and confidentiality.
12. International transfer and transmission of data
In the course of its national and international BPO&O services, the Company may transfer or transmit personal data to third countries, in all cases guaranteeing the adequate levels of protection required by Colombian regulations and, where applicable, the execution of data transmission agreements.
13. Cookies and local storage technologies
The Site does not use advertising, profiling or third-party analytics cookies. For the sake of transparency, the following is specified:
- Technical local storage: the Site stores a language preference (key
hs-lang) in the user's browser using localStorage. This is technical data strictly necessary for the Site to function; it remains on the user's device, is not transmitted to the Company and does not allow the user to be identified. - Server logs: the hosting provider may automatically record technical connection data such as IP address, browser type and date and time of access, for security, abuse prevention and aggregate statistical purposes.
- External typefaces: the Site loads fonts from Google Fonts servers, which means that provider may receive the visitor's IP address in order to deliver the requested resource.
- WhatsApp links: by using the WhatsApp contact button, the user leaves the Site and their information becomes subject to that platform's terms and privacy policies.
Users may at any time delete local storage and cookies through their browser settings, or block them preventively; in that case the language preference will not persist between visits, without affecting access to the Site's content.
14. Data protection authority
The Superintendence of Industry and Commerce (SIC) is the authority in charge of overseeing and controlling the processing of personal data in Colombia. Data subjects may file complaints with the SIC once they have exhausted the inquiry or claim process with the Company. More information at www.sic.gov.co.
15. Validity
This policy is effective as of its publication on the website https://help-and-solutions.com. Databases will be kept for as long as the purpose of their processing and/or the legal or contractual obligations requiring it remain in force. Any substantial modification will be communicated to data subjects in a timely manner through this website.
Last updated: September 2026.